Hinweis

Dies ist das Merkblatt über den Datenschutz für Ehrenamtliche im Förderverein Schulmuseum e.V. Ahrain

Dieses Merkblatt wurde allen mitarbeitenden Ehrenamtlichen gemeinsam mit der Verpflichtung von Ehrenamtlichen und dem Blatt Verarbeitung der personenbezogenen Daten ausgehändigt.

Welchen Grund hat die Verpflichtung auf das Datengeheimnis?

Wer seine persönlichen Daten einem Verein anvertraut, hat einen Anspruch darauf, dass mit diesen Daten verantwortungsvoll umgegangen wird. Dies gilt etwa für den Umgang mit den Daten von Mitgliedern oder Spendern, aber auch für den Umgang mit den Inhalten eines vertraulich geführten Gesprächs. Deshalb sind Ehrenamtliche auf das Datengeheimnis zu verpflichten. Die Verpflichtungserklärung sollte nicht als Ausdruck eines grundsätzlichen Misstrauens gegenüber Ehrenamtlichen missverstanden werden. Sie ist vielmehr ein Qualitätsmerkmal für die ehrenamtlich geleistete Arbeit! Denn für die betroffene Person ist es oft sehr wichtig, darüber Gewissheit zu haben, dass über ihre Daten Verschwiegenheit gewahrt wird. Ein vertrauliches Gespräch wird ohne diese Gewissheit nicht zustande kommen.

Alle personenbezogenen Informationen, die Sie im Rahmen Ihrer Tätigkeit an und mit Akten, Dateien, Listen und Karteien und über Gespräche erhalten, sind grundsätzlich vertraulich zu behandeln. Diese Pflicht besteht auch nach Beendigung Ihrer Tätigkeit fort.

Weshalb ist Datenschutz notwendig?

Ziel des Datenschutzes ist es, jede einzelne Person davor zu schützen, dass sie durch den Umgang mit ihren personenbezogenen Daten in ihrem Persönlichkeitsrecht beeinträchtigt wird.

Auf dieser Grundlage ist geregelt, unter welchen Voraussetzungen Daten verwendet werden dürfen. Ebenso ist festgelegt, wer über die Einhaltung der Datenschutzvorschriften wacht.

Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (betroffene Person) beziehen. Dazu gehören z. B. Name, Geburtsdatum, Anschrift, Beruf, Familienstand, Konfession, Gesundheitszustand sowie Fotos und Videoaufzeichnungen. Diese Daten werden durch die Datenschutzregelungen geschützt. Durch das Datengeheimnis wird es denjenigen, die mit personenbezogenen Daten umgehen, untersagt, diese Daten unbefugt zu verarbeiten.

Was bedeutet die Verarbeitung von personenbezogenen Daten?

Die Verarbeitung personenbezogener Daten umfasst jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Dazu gehören insbesondere das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung von Daten. Auch die Einschränkung der Verarbeitung, das Löschen oder die Vernichtung von Daten.

Der Begriff der „Verarbeitung“ erfasst damit jede Form des Umgangs mit personenbezogenen Daten. Die Verarbeitung beginnt mit der Erhebung und endet mit der Löschung. Dies gilt unabhängig davon, ob die Daten automatisiert oder manuell verarbeitet werden.

Wann ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zulässig?

Im Datenschutz gilt das sogenannte Verbot mit Erlaubnisvorbehalt. Das bedeutet, dass eine Verarbeitung personenbezogener Daten nur zulässig ist,

• wenn eine andere Rechtsvorschrift dies erlaubt oder anordnet oder
• soweit die betroffene Person eingewilligt hat.
• Wenn Auskünfte aus oder Kopien von Datensammlungen an Dritte dies erlaubt oder die betroffene Person eingewilligt hat.

Grundsätzlich haben Sie über alle personenbezogenen Daten, die Sie auf Grund ihrer Vereinstätigkeit erfahren, Verschwiegenheit zu wahren. So ist es nicht zulässig, Familienmitglieder oder andere Personen über das Erfahrene zu informieren. Dies gilt nicht, wenn die betroffene Person diese Daten selbst öffentlich gemacht hat. Unabhängig davon dürfen Daten in keinem Fall zum Zwecke der Werbung an Versicherungen, Zeitungen oder Firmen herausgegeben werden.

Welche Maßnahmen sind aus Gründen des Datenschutzes und der Datensicherheit zu treffen?

Um den Anforderungen des Datenschutzes zu genügen, sind auch technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen. Bitte bewahren Sie deshalb alle Informationen mit personenbezogenen Daten stets sicher und verschlossen auf, damit ein unbefugter Zugriff Dritter nach Möglichkeit ausgeschlossen ist.

Falls Sie personenbezogene Daten auf Ihren privaten Endgeräten (z. B. Laptop, Smartphone, Tablet) speichern wollen, müssen Sie dies vorher mit der verantwortlichen Stelle absprechen. Dadurch soll sichergestellt werden, dass alle rechtlichen und technischen Vorgaben eingehalten werden.

Wo erhält man weitere Auskünfte?

Wenn Sie weitere Fragen zum Datenschutz haben oder in einem Einzelfall eine Rechtsauskunft benötigen, wenden Sie sich an die Mitarbeitenden oder an die örtlich Beauftragte oder den örtlich Beauftragten für den Datenschutz. Den Namen und die Kontaktdaten erhalten Sie über die verantwortliche Stelle, die Sie für Ihre Aufgabe beauftragt.